Az elektronikus számla a hagyományos számlák modernebb, gyorsabb és praktikusabb formája.
De mi is az az e-számla? Hogyan működik? És miért éri meg inkább e-számlázni a hagyományos számla helyett?

Az e-számla egy olyan bizonylat, amely elektronikus jelek formájában tartalmazza a kiállított számla adatait. Az elektronikus számlát elektronikus úton kell kiállítani és befogadni, miközben megbízható módon kell biztosítania a számla eredetének hitelességét, az adattartalom hitelességét és olvashatóságát is.

Az elektronikus számla kiállításához egy arra alkalmas számlázó programra van szükség.

A számla kiállítása ugyanúgy történik, ahogy a hagyományos számla esetében, azonban az e-számlát nem kell kinyomtatni és postázni sem, a számlázó program automatikusan elküldi a vevő megadott e-mail címére. Az e-számlát a vevőnek sem kell kinyomtatnia, elég azt a számítógépen tárolni. Elektronikus számla küldéséhez a számlabefogadó hozzájárulása is szükséges, aki jelezheti azt szóban, írásban vagy ráutaló magatartással, pl. az e-számla befogadásával.

Az elektronikus számlák PDF formátumban készülnek el, ami ugyan a hitelességet és az olvashatóságot garantálni tudja, az adatok sértetlenségét viszont már nem, hiszen a megfelelő programmal bármelyik védelem nélküli PDF dokumentum ugyanolyan egyszerűen szerkeszthető, mint egy Word dokumentum. Ezért az e-számlákra ún. digitális aláírás kerül, amely a számla hitelsségét és eredetiségét igazolja. Ha a számlán bármilyen apró változtatás történik, az aláírás már nem rendelhető hozzá, így elveszíti hitelességét.

Nem elég ugyanakkor a számla eredetiségét és hitelességét igazolni, ezért az e-számlákat ún. időbélyeggel is el kell látni. Az időbélyeg feladata, hogy a számla létrehozásának pontos időpontját igazolja. Így összeségében látható, hogy a számlát ki, kinek és mikor állította ki.

Bár a digitális aláírás és az időbélyeg miatt az e-számlázás bonyolultnak tűnhet, valójában nem az. Ezeket ugyanis a számlázó program fejlesztője intézi, a felhasználónak csupán annyi a dolga, hogy a NAV által elfogadott e-számla kiállítására alkalmas számlázó programot választ és azon állítja ki a számlát. Közben megspórolja a nyomtatás és postázás költségét, a sorban állást. Az e-számlát azonnal megkapja a címzett, az utalást akár azonnal be is tudja időzíteni, így optimális esetben még a kintlévőségek is gyorsabban befolynak.

Az elektronikus számla vevőhöz való eljuttatásának nincsen jogszabályi követelménye, de ha már elektronikusan számlázunk, a legkézenfekvőbb, hogy e-mailben küldjük ki a számlákat. Ez történhet teljesen automatikusan a számlázó programból, vagy lementhetjük a számlát és küldhetjük extra PDF csatolmányként egy levél mellé, de kiírható DVD-re, CD-re vagy akár pendrive-on is szállítható.

Az elektronikus számlákat legalább 8 évig kell archiválni, és fontos tudni, hogy az e-számla csak elektronikus úton állítható ki, továbbítható vagy tárolható. Ugyan ki lehet nyomtatni, de az eredeti, hiteles másolatként nem használható. Az e-számla megőrzését a számlabefogadó vagy egy digitális archiválással foglalkozó cég is végezheti.